Gestion

Optimiser son temps et gagner en productivité pour se concentrer sur son coeur de métier

Post by
Marie
Qui n’a jamais rêvé de gagner en productivité et de rencontrer le succès dans son activité professionnelle tout en prenant du temps  pour soi et pour sa famille.
L’organisation est un sujet épineux, surtout lorsque l’on combine un travail de “terrain” (coach sportif, naturopathe, kinésithérapeute, sophrologue…) avec des temps plus stratégiques comme la préparation de séances, de protocoles, de la communication ou de la gestion administrative.



Optimisez votre temps pour contrôler votre vie

Appliquez la loi de pareto  au travail


Si vous avez parfois l'impression d'être esclave de votre agenda, c'est certainement que vous vous êtes fait, sans le vouloir, un ennemi de taille: le temps !

Pourtant, bien optimisé, il est un sacré allié !

Dans “La semaine de 4 heures”, Tim Ferris  applique le principe de Pareto au travail. 20% de nos efforts rapporteraient en fait 80% des résultats. En d’autres termes, la majorité des actions que vous accomplissez au quotidien ne sont que du “work for work", c'est-à-dire une manière d’occuper le temps, sans réelle valeur ajoutée.


Comment l’appliquer à votre activité ?

La première étape est d’analyser vos actions sur une semaine minimum (l’idéal étant 1 mois) et de noter à chaque fois le temps passé et les ressources investies et leurs rendements afin de déterminer ce qui cause un potentiel manque d’équilibre.


Prenons un exemple concret :

Vous identifiez que seulement 20% des articles que vous rédigez sur OOOly attirent 80% de vos clients.

Si vous décidez d’arrêter les autres types de posts, une partie de vos abonnés seront déçus. Mais peut-être ne sont-ils juste pas votre cible !

Par contre, cette décision est importante pour votre gestion du temps et votre rentabilité car vous allez pouvoir vous concentrer sur ce qui vous rapporte vraiment !

La méthode pomodoro et les “sprints”

Le mot Focus est clé dans une bonne organisation.

Il est directement corrélé à la quantité et à la qualité du travail que vous serez en mesure de réaliser dans un laps de temps donné.

Le tout premier conseil que nous pouvons vous donner pour améliorer votre concentration est d’éviter de consulter vos e-mails, sms tout au long de la journée.

Lire un message, le re-contextualiser, penser à une réponse, l'écrire et revenir à ce que vous faisiez est une perte d'au moins deux minutes, sans compter le temps nécessaire pour se concentrer à nouveau. Non seulement c’est chronophage mais ce peut être aussi une source d'anxiété ! Et cela peut être pire encore si vous scrollez vos réseaux sociaux.

Si vous souhaitez consacrer toute votre énergie à ce que vous êtes en train d’entreprendre, vous ne devez pas vous laisser interrompre.

Pour y parvenir, essayez la méthode du « Pomodoro » qui consiste à essayer de terminer une tâche en un temps défini.

Ces blocs s’envisagent comme des « sprints » de 15 min à 1h (temps maximal d’attention élevée), sans céder à une quelconque distraction.

Éteignez vos notifications, mettez vos écouteurs et plongez-vous dans votre bulle !

Lorsque le minuteur sonne, accordez-vous une pause de dix minutes. Renouvelez autant de fois que nécessaire jusqu’à accomplissement de la tâche.

Voici quelques-unes de nos applications  favorites pour vous y aider :

Focus at will : musiques personnalisées en fonction de votre profil pour vous aider à vous concentrer

Pomodoroapp : minuteur Pomodoro qui inclut une fonction gestion des tâches

Be focused: allie to do list, minuteur Pomodoro et tableaux de bord.


Faites de la routine votre meilleur allié


Le terme “routine” a souvent une connotation négative. C’est pourtant l’une des clés dans l’optimisation de toute activité.

Prenons  une analogie qui vous est peut être familière : conduire votre voiture est une tâche facile, qui vous demande peu d’effort, surtout si vous avez passé votre permis il y a longtemps.

Parce que vous avez automatisé le processus au fil du temps.

Le travail répond exactement à la même logique :

  • Routine = Automatisation
  • Automatisation = moins d'énergie utilisée sur les tâches “faciles”
  • Moins d'énergie utilisée sur les tâches “faciles” = plus de ressources à consacrer aux sujets complexes

Les meilleures routines sont celles qui “encadrent” vos journées sont certainement celles du matin et du soir.

Le “Miracle Morning”, best seller de Hal Elrod en propose certainement l’une des meilleures versions appelée “life S.A.V.E.R.S”,  car elle permet de projeter la journée à venir de manière objective tout en prenant soin de soi sur le plan physique et psychologique.


  • Silence : le but est de s’ancrer dans l’instant pour réduire le stress en méditant, en priant, respirant…,
  • Affirmation : répéter à voix haute des affirmations positives permet de réellement “remodeler” et'' reconfigurer le cerveau" et y installer une pensée, une perception de soi-même,
  • Visualisation : cela consiste à imaginer le déroulé idéal de la journée et de s’imaginer en train de l’accomplir,
  • Exercice : Il s’agit de mobiliser le corps  en faisant des exercices physiques, à l’intensité souhaitée. L’activité physique permet de synthétiser une protéine, appelée facteur neurotrophique, qui stimule le cerveau et produit un sentiment de “clairvoyance”,
  • Lecture : afin d’acquérir des connaissances, Hal recommande de lire chaque matin quelques pages d’un livre,
  • Écriture : tenir un journal et y consigner la to do de la journée, les idées, les objectifs professionnels et personnels… tout en restant réaliste.


La routine du soir est plus propice à l’introspection et au bilan : vous pouvez par exemple noter ce pourquoi vous êtes reconnaissant, les victoires et bonheurs de la journée.




Décodez le fonctionnement de votre cerveau et votre énergie


Analysez vos capacités en fonction de la journée


Certaines personnes ont le sentiment d’être très performants le matin, d’autres plus tard dans la journée, ou même le soir.

En plus de vos propres préférences, les neurotransmetteurs jouent aussi un rôle crucial dans l’organisation et la “disponibilité” du cerveau.

La dopamine est le “booster” du matin; couplée à la noradrénaline,  qui augmente la vigilance, ce duo permet de rester dans l’action.  


La sérotonine quant à elle est beaucoup plus présente en fin de journée. Elle permet la détente mais aussi… les comportements réfléchis et prudents. C’est le moment idéal pour prendre des décisions importantes !


Bien se connaître et comprendre le fonctionnement de son corps vous permettra de trouver votre rythme pour réaliser les trois grandes catégories de tâches de votre journée :

  • Réflexives : elles sont liées à la stratégie de votre activité et demandent au cerveau de se mettre en mode créativité,
  • Productives : il s’agit d’une phase durant laquelle vous accomplissez des tâches concrètes,
  • Inductives : une phase d’observation, plus passive pendant laquelle le cerveau va emmagasiner de nouvelles connaissances pour les appliquer plus tard à votre activité.


Adoptez le système de batching


Lorsqu’on commence une activité, le cerveau a besoin d’un temps d'adaptation, de conditionnement qui est parfaitement normal.

Le problème  bien souvent, c’est qu’il suffit d’une pensée, d’une sollicitation, pour que l’attention se porte ailleurs.

Résultat :

  • On repart pour une nouvelle mise en route de plusieurs minutes,
  • On ne termine pas la tâche en cours,
  • On passe à côté d’un état de conscience proche de la transe (sisi) qui permet d’avancer à pas de géant.

Mais ce n’est pas tout, cette fameuse mise en route peut également être physique : si vous allez à un rendez-vous et devez vous déplacer (donc vous préparer, prendre un moyen de transport,...) ou si vous recevez un client et devez préparer du matériel par exemple.


La solution ?


Regrouper plusieurs tâches qui se ressemblent au sein d’un même créneau horaire (de plusieurs sprints, vous avez suivi ?).


Le principal avantage est de ne pas se lasser : vous pouvez travailler sur plusieurs projets en parallèle  mais ceux-ci demandent les mêmes ressources intellectuelles / matérielles.


Par exemple, vous pouvez consacrer une matinée à la rédaction de vos posts ou articles qui seront publiés sur OOOly dans la semaine.

Puis, l’après-midi, traiter les messages privés / mails de vos clients ou prospects ou faire de l’administratif.  

Le lendemain sera consacré aux rendez-vous physiques ou visio ou à vos appels téléphoniques.

Pour que la méthode soit pleinement efficace, votre programme doit être établi à l’avance (a minima une semaine)  et tenir compte de votre rythme biologique comme vu précédemment !


Get things done


Créée par David Allen, cette méthode permet de démultiplier l’efficacité personnelle. Elle comprend 5 phases différentes : collecter, traiter, organiser, réviser, agir.  


  1. Collecter, en établissant une liste de tâches à réaliser sans les classer ou les hiérarchiser,
  1. Traiter. Une fois les tâches listées et regroupées en un seul et même endroit, répondez aux deux questions suivantes :

“Cette tâche est-elle prioritaire” ? / “Puis-je directement agir dessus ?”

Non : laissez- la en stand by

Oui : si elle prend moins de 2 minutes, réalisez-la immédiatement et rayez-la, si elle prend plus de 2 minutes, passez à l’étape suivante.

  1. Organiser. Pour les tâches restantes, vous pouvez choisir de :
  • Reporter, selon votre charge de travail, vos échéances,
  • Déléguer à une personne compétente et en qui vous avez confiance,
  • Planifier dans votre agenda selon vos “slots” de travail (batching!).
  1. Réviser : bloquez, dans votre semaine,un ou deux moments  pour faire un point sur vos avancées mais aussi pour poser un regard objectif sur votre organisation.  
  1. Agir : évidemment, sans action pas de réalisation. L’idée est d’adapter votre plan à votre niveau d’énergie, au temps dont vous disposez, au contexte et à vos priorités.

Voici notre sélection d’outils de gestion des tâches qui vont vous aider à appliquer la méthodologie :


Déconnectez-vous le plus souvent possible

Essayez de vous déconnecter le plus possible pendant le week-end et si vous êtes motivé et que vous avez du temps libre, apprenez de nouvelles choses qui vous seront utiles en regardant un documentaire ou en lisant un livre. C'est dans les moments où notre cerveau est le plus détendu que viennent les meilleures idées !

Une étude publiée dans le "Journal of Organizational Behavior" souligne d’ailleurs l’'importance des temps de repos. Le fait de se détacher mentalement du travail aide à se sentir mieux et à être plus performant. Prendre du temps pour soi favorise la joie, l'assurance et la sérénité - tout en diminuant l’anxiété.

Accordez-vous des temps complètement off, sans ordinateur, sans téléphone. Prévenez vos clients et vos proches en avance si vous avez l’habitude d'interagir quotidiennement avec eux. Vous reviendrez ressourcé,  avec une énergie neuve et n’en serez que meilleur dans votre accompagnement.

Entourez-vous de personnes complémentaires et de confiance


Apprenez à déléguer à des personnes compétentes et motivées


Vous n’êtes pas seul !

Tout le monde ne peut pas être bon partout et c’est tout à fait normal.

Vous devez prendre conscience des potentielles relations win-win que vous pouvez construire avec d’autres personnes.

Elles vous permettront de gagner du temps (on sait tous que les tâches que nous n’aimons pas ont tendance à être repoussées et à prendre plus de temps), de l’énergie et surtout gagner en professionnalisme.

Vous avez une appétence particulière pour la communication et créez de magnifiques visuels pour vos posts et articles … mais en revanche, la comptabilité est un fardeau ?

Faites donc de l’échange de compétences avec quelqu’un pour qui c’est tout l’inverse !

Il existe au moins deux autres cas dans lesquels vous devez déléguer : lorsque vous partez en congé / vous êtes malade et lorsque vous ne pouvez plus accepter de nouveaux clients / patients (on vous le souhaite).

Dans le premier cas, il s’agit de trouver une personne de confiance qui vous remplace momentanément ! Celle-ci doit avoir le même état d’esprit, la même vision de votre métier. N’hésitez pas à rédiger un contrat (la confiance n’exclut pas le contrôle).

Dans le second, vous pouvez soit vous positionner en “apporteur d'affaires" en prenant une commission sur chaque personne que vous réorientez,  soit créer une véritable “équipe” autour de vous et de votre marque et industrialiser votre méthodologie.


Apprenez à déléguer à des outils !


Au-delà des personnes, des outils peuvent vous aider à automatiser un certain nombre de tâches. En particulier, OOOly vous permettra de :

  • Programmer à l’avance vos publications et contenus payants,
  • Générer des factures facilement,
  • Mensualiser vos paiements
  • Échanger avec vos clients,


Pensez aussi à Canva pour le design, Agorapulse, Buffer, Later pour vos publications sur les réseaux sociaux, whatsapp pro pour des messages automatisés...



Pour conclure, optimiser et adapter votre temps et votre organisation sont une clé pour vous concentrer sur votre compétence, votre cœur de métier et votre véritable valeur ajoutée !



Alors, prêts à accélérer votre activité ?



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