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Comparatif : les meilleurs outils visio 2021 pour suivre vos clients

Post by
Marie

‍Nul doute que la pandémie du Covid-19 a transformé de manière radicale les relations entre les professionnels de la santé et leurs clients / patients. Les outils de vidéoconférences se sont développés à une vitesse vertigineuse et font désormais partie du quotidien de chacun.


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Pourquoi digitaliser son activité ?

Pour s’adapter aux nouveaux enjeux sanitaires, sociaux et écologiques

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La digitalisation des relations est :

  • Contextuelle : la crise du COVID - 19 limite de facto  les interactions physiques
  • Écologique : en s’alignant en partie sur l’impĂ©ratif de la transition Ă©cologique
  • AdaptĂ©e : aux nouveaux besoins (de flexibilitĂ©, de gain de temps) de la plupart des personnes.


Ces mutations sont profondes, systémiques et tout professionnel du sport et de la santé doit pouvoir maîtriser ces nouvelles manières d’accompagner ses clients /patients.


Prenez donc le train en marche pour offrir la meilleure expérience possible !


Pour bénéficier des avantages du distanciel

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Place au digital ! Désormais, les rendez-vous, réunions et cours en ligne se font aussi bien en physique qu'entre écrans interposés.

Les avantages du distanciel sont multiples : votre clientèle / patientèle n'est plus limitée uniquement à une zone proche de votre implantation physique mais peut s'étendre sur des milliers de kilomètres. Cela multiplie les opportunités et ouvre le champ des possibles de votre activité.

Les transactions (achat d’une ou plusieurs prestations) ont également tendance à se conclure plus rapidement que lorsqu’un déplacement est nécessaire. Sur OOOly, nous mettons d’ailleurs tout en œuvre pour faciliter l’acte d’achat (temps de décision, paiement) et le sécuriser (plus d’oubli de carnet de chèque / liquide possible, relances via l’app..). .

Cette solution peut aussi être très confortable pour les personnes pouvant difficilement quitter leur domicile (jeunes parents, personnes isolées) ou celles ne disposant pas de temps de pause suffisants au travail.

Il est également possible de multiplier les formats : “one-to-one” ( face à une seule personne), “one to many” ( face à plusieurs personnes) et “many to many” (plusieurs personnes “animateurs” face à plusieurs personnes (public)).

Concernant la qualité des relations inter-personnelles, tout est une question de processus !

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Comment les outils de visioconférence peuvent aider à la digitalisation ?

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La plupart des solutions permettent l'envoi instantané d'outils et de ressources en ligne venant compléter l'accompagnement, et offrant à la fois un gain de temps et une meilleure réactivité.

Dans la mesure où toute réunion peut être enregistrée, rien de plus simple que d’envoyer son lien à votre client / patient par e-mail ou sms afin que celui-ci puisse revoir l’entretien ou le cours à sa guise.

Finalement, le présentiel peine à se montrer aussi flexible !

Libre à vous ensuite de poursuivre le suivi via l’envoi d’e-mails ou de sms.

La visio permet également au professionnels de s'affranchir de la distance pour partager leurs expériences, les bonnes pratiques et s’entourer d’autres personnes pour collaborer.


Panorama des outils de visioconférence

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Certaines solutions sont offertes par les outils de communication grand public (Facebook, FaceTime, WhatsApp,.), et proposent des fonctionnalités basiques.

D'autres (Zoom, Skype, Whereby, GoogleMeets, LiveStorm,Teams, ...) se positionnent comme de véritables facilitateurs de business en ligne qui visent à répliquer de manière fidèle des salles de réunion.

Enfin, il existe une troisième catégorie, qui s'adosse à des "suites" de collaboration digitale (Slack, Discord..) dont nous parlerons dans un prochain article.

Pour la plupart, les fonctionnalités de base sont identiques : partage d’écran, possibilité de co-animer une séance, partage de fichiers…

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Le choix dépend surtout des exigences, des besoins, du budget qui est propre à chaque activité.

Que vous soyez coach sportif, naturopathe, sophrologue, nutritionniste... vous avez peut-être déjà choisi votre camp. Mais un petit comparatif des différentes possibilités peut vous aider à y voir plus clair.

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Notre sélection d’outils visio

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Zoom, le plus populaire

Zoom  doit son succès à sa facilité d'utilisation, la richesse de ses fonctionnalités qui correspondent à la plupart des usages et à son modèle freemium.

La version gratuite est déjà très complète. Elle permet d'accueillir jusqu’à 100 participants en simultané, de programmer des réunions récurrentes et de synchroniser des calendriers. En revanche, le temps de connexion est limité à 40 minutes. L’option enregistrement en local (sur l’ordinateur) est incluse ainsi que la possibilité de diviser les participants de la réunion en salles plus petites et distinctes et de travailler sur un tableau blanc virtuel.

Autre point non négligeable : les participants n’ont pas besoin d’avoir un compte zoom pour rejoindre une réunion et il est possible, en cas de mauvaise connexion internet, d'utiliser son forfait téléphonique en utilisant un numéro spécifique.

Pour un 13€99 par mois, la limite de temps passe à 30 heures consécutives et l’enregistrement sur le cloud est possible jusqu'à 1Go par licence.


Skype, le dinosaure

Créé en 2003 et racheté par Microsoft en 2011, ce logiciel est tellement utilisé que son nom est presque passé dans le langage courant (on se “skype”?).

Les fonctionnalités gratuites sont basiques mais suffisantes pour l’usage d’un indépendant ou d’une petite entreprise. En revanche, les données ne sont pas réellement sécurisées, à moins de passer sur un compte Skype Team (payant).

Le principal avantage est que Skype permet aussi de passer des appels sur des téléphones du monde entier à des tarifs compétitifs  et d’envoyer des messages (“chat”) à n’importe qui dans le monde.


Whereby, all online

La principale particularité de Whereby est qu’il ne nécessite pas d’installation sur son ordinateur.

Il est possible d’activer l “incrustation d'image pour continuer à voir les participants tout en naviguant sur internet. Autres fonctionnalités intéressantes, la possibilité de collaborer sur Google Doc, Trello, Miro Whiteboard ou encore regarder des vidéos YouTube durant la visioconférence.

L'outil est également intégré aux principaux calendriers en ligne afin de planifier des réunions facilement.

Les offres payantes permettent de customiser entièrement l’interface et l’URL (whereby/votrenom) avec l’identité de votre entreprise, d'enregistrer les meetings, de créer des “salles de réunion et d’intégrer plus de participants.


Google Meet, la solution de travail intégrative


Il s'agit de l’outil de visioconférence gratuit Google qui s’utilise à partir de toute adresse Gmail, sur desktop ou mobile.

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Il est ensuite possible de passer sur un forfait Google Workspace dont le prix démarre à 4,68 € et permet d’avoir:  une adresse e-mail professionnelle personnalisée au nom de domaine de votre entreprise, des visioconférences pouvant accueillir 100 participants, un espace de stockage dans le cloud de 30 Go. Tous les forfaits comprennent également une suite d’outils collaboratifs :


Livestorm, le pure player qui casse les codes

Livestorm est une entreprise française qui disrupte le marché des solutions de visioconférences.

Sans installation, l’outil intègre plus de 100 applications et propose des fonctionnalités inédites telles que la gestion automatisée d’email (inscription,relance, remerciement, envoi du replay), la création de formulaires pour pré-qualifier son audience, la personnalisation des interfaces et des pages d’inscription, l’ajout de Call to Action au cours d’une conférence (par exemple : passer commande, télécharger un document…) , le chat et les sondages pour interagir avec votre public, La création de plusieurs dates pour un même webinar, le “faux live” qui permet de rejouer automatiquement une vidéo.

Les deux offres gratuites (meet et webinar) proposent toutes les fonctionnalités citées précédemment mais sont limitées à 20mn de réunion.

Les forfaits suivants sont respectivement à 89€ par mois (“Webinar”, jusqu’à 100 personnes et 4h de Webinar) et 29€ par mois (“Meet”, jusqu'à 12 personnes et 4h de réunion).


Microsoft Teams, l’outil collaboratif


Teams est un logiciel de communication / collaboration qui intègre des fonctionnalités en plus des appels visio. La version gratuite permet d’organiser des réunions virtuelles.

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Microsoft teams

Pour ajouter des fonctionnalités complémentaires (création d’équipes, conversations, planning, partage de fichiers… ), il faut compter 4,20 € HT / mois par personne.


Quelques conseils pour réussir vos visioconférences

La phase de préparation

  • Pour les rĂ©unions privĂ©es
  1. Envoyez une invitation dès la prise de rendez-vous (mieux, utilisez un outil tel que Calendly pour que vos clients puissent directement réserver un créneau sur votre agenda,
  2. Paramétrez plusieurs rappels (par mail, sms..),
  3. Essayez, en amont, de récolter un maximum d’informations sur votre client afin de personnaliser l'expérience.


  • Pour les Webinars
  1. Envoyez une invitation claire qui mentionne le titre, les intervenants et leur bio, un mini agenda.
  2. Soignez le visuel promotionnel qui accompagnera vos publications (nous vous parlerons des outils dans un prochain article)
  3. Réalisez un mini teaser en vidéo qui explique pourquoi il faut absolument y assister et partagez-le sur les réseaux sociaux (Youtube Live, Facebook Live, Linkedin, Twitter…),
  4. Appuyez-vous sur les influenceurs que vous connaissez et les participants :  "Impliquez les participants et votre réseau : demandez- leur de partager vos publications, ou de tagger des personnes qui pourraient être intéressées.


L’après…

  1. N’envoyez pas tout de suite le replay : l’idéal est de transmettre le lien de la vidéo 2 à 3 jours après (si possible retravaillée),
  2. N’oubliez pas le message de remerciement : il doit contenir au moins un mini questionnaire de satisfaction et une offre promotionnelle.


Que faire si la connexion est saccadée ou pixelisée ?


Plusieurs facteurs peuvent être à l’origine de problèmes de vidéo ou de son.

Dans un premier temps, il est nécessaire de vérifier la rapidité de votre connexion sur un site spécialisé comme celui-ci .


Si le débit qui s’affiche dans la case « descendant» est inférieur à 2 Mbits/s, ou si la case « ascendant» indique un chiffre inférieur à 1 Mbit/s, il s’agit probablement d’une faiblesse locale.


Dans un premier temps, pensez à bien couper le wifi des autres objets connectés pour optimiser le débit.


Si le résultat est toujours faible, tentez un partage de connexion avec votre téléphone en suivant ce mode d’emploi si vous avez un i-phone et celui ci si c’est un Android.


Mais attention : la visioconférence peut consommer plus de 10 Go en quelques heures ! .


Si votre point d’accès est vieux, n’hésitez pas à demander à votre fournisseur de le remplacer.

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Vous avez toutes les cartes en main


A vous de faire un choix éclairé et de choisir l’outil qui correspond le mieux à votre besoin et votre activité !


N'oubliez pas que, au-delĂ  de la plateforme, OOOly peut vous accompagner sur tous vos besoins en termes de digitalisation, communication, prospection commerciale.


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